Bij welke functies is een pre-employment screening verstandig?

• Niet iedere functie vraagt om dezelfde mate van screening.
• Vooral functies met een verhoogd integriteits- of reputatierisico komen in aanmerking.
• Ook de branche waarin een organisatie actief is, speelt een belangrijke rol.
• Voor Wwft-instellingen is screening op een aantal punten al een wettelijke verplichting, en dat wordt onder de aankomende AMLR verder aangescherpt.
• Een pre-employment screening moet altijd aansluiten op de risico's van de functie én voldoen aan de eisen van de AVG.

De noodzaak van een pre-employment screening hangt af van de verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Hoe groter de impact van een verkeerde aanstelling, hoe belangrijker het is om mogelijke risico's vooraf in kaart te brengen.

Daarbij gaat het niet alleen om financiële risico's. Ook reputatieschade, belangenverstrengeling of ongewenste toegang tot vertrouwelijke informatie kunnen aanleiding zijn om een kandidaat uitgebreider te screenen.

Hoewel iedere organisatie hierin een eigen afweging maakt, zijn er functies waarbij een pre-employment screening vaker wordt toegepast. Dit heeft meestal te maken met de verantwoordelijkheden van de functie, de toegang tot vertrouwelijke informatie of de impact die een verkeerde aanstelling kan hebben op de organisatie. Onderstaande functies komen het vaakst in aanmerking voor een pre-employment screening:

Niet alleen de functie, maar ook de sector waarin een organisatie actief is, bepaalt of een screening wenselijk is. Zo worden pre-employment screenings regelmatig toegepast binnen de financiële dienstverlening, accountancy, overheid, zorg, IT en de juridische sector. In deze branches spelen integriteit, vertrouwelijkheid en compliance vaak een belangrijke rol.

Dat betekent overigens niet dat organisaties in andere sectoren geen screening hoeven uit te voeren. Ook daar kan een achtergrondonderzoek verstandig zijn wanneer een functie een verhoogd integriteits- of reputatierisico met zich meebrengt.

Voor een deel van de organisaties is een pre-employment screening niet alleen verstandig, maar (deels) al een wettelijke verplichting. Voor bepaalde beroepsgroepen die onder de Wwft vallen, zoals belastingadviseurs, accountants, advocaten, notarissen en makelaars, geldt een VOG-plicht. Ook moeten beleidsbepalers van een rechtspersoon desgevraagd een verklaring omtrent het gedrag kunnen overleggen. Bestuurders en commissarissen van instellingen met een Wft-vergunning worden bovendien door DNB en/of AFM getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid.

Deze verplichtingen worden de komende jaren verder aangescherpt. Onder de nieuwe Europese antiwitwasverordening (AMLR), die vanaf 10 juli 2027 van toepassing is, wordt de beoordeling van integriteit en geschiktheid vóór indiensttreding voor integriteitsgevoelige functies bij Wwft-instellingen expliciet verplicht, en moet deze bovendien periodiek worden herhaald. Voor organisaties die onder de Wwft vallen, is een pre-employment screening dus niet langer alleen een kwestie van goed risicomanagement, maar in toenemende mate een wettelijke vereiste.

In de praktijk zien veel organisaties een pre-employment screening als een standaardcontrole die voor iedere kandidaat hetzelfde is. Juist daar gaat het vaak mis. Niet iedere functie brengt immers dezelfde risico's met zich mee en vraagt daarom ook niet om dezelfde controles.

Het tegenovergestelde komt eveneens voor: organisaties voeren helemaal geen screening uit, terwijl medewerkers wel toegang krijgen tot gevoelige informatie of belangrijke financiële bevoegdheden. Een goede risicoafweging vooraf helpt om de juiste keuzes te maken.

Een effectieve pre-employment screening sluit aan op de verantwoordelijkheden van de functie. Voor een bestuurder kunnen zakelijke belangen en reputatierisico's relevant zijn, terwijl bij een financieel medewerker de nadruk juist kan liggen op integriteit of relevante openbare registers.

Door vooraf te bepalen welke controles nodig zijn, blijft een screening proportioneel en sluit deze aan bij de functie waarvoor de kandidaat wordt aangenomen. Dat zorgt voor een zorgvuldig en onderbouwd screeningsproces.

Een pre-employment screening raakt aan persoonsgegevens van de kandidaat en moet daarom aan de AVG voldoen. Twee punten zijn daarbij belangrijk. Toestemming van de kandidaat is geen geldige grondslag voor een screening: vanwege de afhankelijke positie van een sollicitant ten opzichte van de werkgever wordt toestemming niet als vrij gegeven beschouwd, en is een andere grondslag nodig, zoals een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Daarnaast moet de kandidaat vooraf worden geïnformeerd over de screening en de reikwijdte daarvan.

Het bepalen van de juiste screening begint met een goede risicoafweging. Welke controles passend zijn, hangt af van de functie, de branche en de verantwoordelijkheden van de kandidaat.

Wil je weten welke pre-employment screening past bij de functies binnen jouw organisatie? Neem gerust contact op met het team van DataWorx. Wij adviseren je graag over de juiste aanpak en voeren het onderzoek zorgvuldig, discreet en volledig AVG-conform uit.