Wanneer loop je risico op een boete onder de Wwft?

• Een boete kan worden opgelegd bij onvoldoende naleving van de Wwft (art. 30 Wwft).
• Veel risico ontstaat door tekortkomingen in cliëntenonderzoek, meldplicht of risicomanagement.
• Welke toezichthouder jouw organisatie controleert, hangt af van de sector (art. 1d Wwft).
• Toezichthouders kijken niet alleen naar beleid op papier, maar vooral naar de uitvoering in de praktijk.
• Goede documentatie, bewaarplicht (art. 33 Wwft) en interne procedures verkleinen het risico op sancties aanzienlijk.

Wanneer een organisatie de verplichtingen uit de Wwft niet correct naleeft, kan de toezichthouder een bestuurlijke boete opleggen (art. 30 Wwft). Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer cliëntenonderzoek niet wordt uitgevoerd, risico's onvoldoende worden beoordeeld of ongebruikelijke transacties niet worden gemeld bij FIU-Nederland.

Een boete is overigens niet de enige maatregel. Afhankelijk van de situatie kan de toezichthouder ook kiezen voor een waarschuwing, een aanwijzing (art. 28 Wwft), een last onder dwangsom (art. 29 Wwft) of openbaarmaking van de opgelegde sanctie (art. 32f Wwft). Naast de financiële gevolgen kan een openbaar gemaakte sanctie dan ook reputatieschade veroorzaken.

Een veelgemaakte aanname is dat DNB op alle Wwft-plichtige organisaties toezicht houdt. Dat is niet zo. Welke toezichthouder bevoegd is, hangt af van de sector (art. 1d Wwft):

• DNB en AFM: banken, betaaldienstverleners, trustkantoren, beleggingsondernemingen en cryptodienstverleners.
• Bureau Financieel Toezicht (BFT): notarissen, accountants en belastingadviseurs.
• De deken: advocaten.
• Bureau Toezicht Wwft (Belastingdienst): makelaars, taxateurs, domicilieverleners, handelaren en pandhuizen.

Voor de praktijk is dit belangrijk: het is verstandig te weten wie jouw toezichthouder is, welke aandachtspunten die toezichthouder hanteert en hoe hij pleegt op te treden.

Een boete kan worden opgelegd wanneer een organisatie onvoldoende maatregelen neemt om risico's op witwassen en terrorismefinanciering te beheersen. Veelvoorkomende tekortkomingen zijn:

• Cliëntenonderzoek wordt niet of onvolledig uitgevoerd, of de UBO wordt onvoldoende vastgesteld.
• Ongebruikelijke transacties worden niet tijdig gemeld bij FIU-Nederland.
• Interne procedures zijn onvoldoende ingericht of worden niet consequent gevolgd.

De bedragen lopen snel op. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kan een toezichthouder een boete opleggen van enkele duizenden euro's tot maar liefst € 4.000.000. Voor grote financiële instellingen kan dit zelfs oplopen tot 10% van de netto-jaaromzet.

Daarbij wordt gekeken naar hoe ernstig en hoe langdurig de overtreding was en in hoeverre de organisatie een verwijt kan worden gemaakt. Wie bovendien al eerder de fout inging, riskeert een nog hogere boete: bij herhaling binnen vijf jaar kan het basisbedrag worden verdubbeld.

Kortom: de financiële gevolgen van niet-naleving zijn aanzienlijk. En dan is reputatieschade door openbaarmaking van de sanctie nog niet eens meegerekend.

Veel organisaties denken dat een cliëntenonderzoek voldoende is uitgevoerd zodra de benodigde gegevens zijn verzameld. In de praktijk blijkt echter dat toezichthouders vooral kijken naar de onderbouwing van gemaakte keuzes en risicoafwegingen.

De Wwft kent niet voor niets een bewaarplicht (art. 33 Wwft): de gegevens en de gemaakte afwegingen moeten worden vastgelegd en voor minimaal vijf jaar bewaard. Ontbreekt die documentatie, dan kan een organisatie moeite hebben om aan te tonen dat aan de Wwft is voldaan. Juist dit leidt tijdens controles regelmatig tot handhavende maatregelen.

In de praktijk beschikken veel organisaties wel over Wwft-beleid, maar ontbreekt het aan een goede uitvoering. Procedures staan op papier, maar worden niet consequent toegepast of onvoldoende vastgelegd in cliëntdossiers. Ook zien toezichthouders regelmatig dat risicoanalyses verouderd zijn of dat transacties onvoldoende worden gemonitord.

Een boete kan nooit volledig worden uitgesloten, maar organisaties kunnen het risico aanzienlijk verkleinen. Dat begint met een actuele SIRA, duidelijke procedures en zorgvuldig cliëntenonderzoek. Daarnaast is het belangrijk om medewerkers regelmatig te trainen en dossiers goed bij te houden conform de bewaarplicht. Wanneer een organisatie kan aantonen dat risico's bewust zijn beoordeeld en processen structureel worden uitgevoerd, staat zij sterker bij een controle.

Het voorkomen van sancties onder de Wwft vraagt om een zorgvuldige en structurele aanpak. Organisaties moeten kunnen aantonen dat zij risico's herkennen, passende maatregelen nemen en voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Wil je weten of jouw organisatie risico loopt op een boete onder de Wwft? Of heb je ondersteuning nodig bij cliëntenonderzoek, risicomanagement, meldprocessen of dossiervorming? Neem gerust contact op met het team van DataWorx. Wij helpen je graag verder.