Wat houdt een vereenvoudigd cliëntenonderzoek in?

• Vereenvoudigd cliëntenonderzoek is alleen toegestaan bij een aantoonbaar laag risico
• Organisaties moeten kunnen onderbouwen waarom vereenvoudiging mogelijk is, mede op basis van bijlage II bij de vierde anti-witwasrichtlijn
• Ook bij vereenvoudigd onderzoek blijven identiteitsvaststelling, doel en aard van de zakelijke relatie, monitoring, bewaarplicht en meldplicht verplicht
• Toezichthouders letten kritisch op de risicoafweging en dossieropbouw

Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek is een lichtere vorm van cliëntenonderzoek onder de Wwft (artikel 6 Wwft). Deze vorm mag alleen worden toegepast wanneer het risico op witwassen of terrorismefinanciering aantoonbaar laag is.

Dat betekent overigens niet dat organisaties helemaal geen controles meer hoeven uit te voeren. Ook bij een vereenvoudigd cliëntenonderzoek blijft het verplicht om de identiteit van de cliënt vast te stellen, te verifiëren en vast te leggen, het doel en de aard van de zakelijke relatie te bepalen en risico's te beoordelen.

Of een vereenvoudigd cliëntenonderzoek mogelijk is, hangt af van de risico-inschatting van de cliënt, de dienstverlening of de transactie. Alleen wanneer sprake is van een laag risico mag deze vorm worden toegepast. Bij het beoordelen hiervan moeten organisaties ten minste rekening houden met de risicofactoren uit bijlage II bij de vierde anti-witwasrichtlijn.

Voorbeelden van situaties met een lager risico zijn bepaalde overheidsinstanties, beursgenoteerde ondernemingen of financiële instellingen uit landen met vergelijkbaar toezicht. Organisaties moeten hierbij altijd zelf beoordelen of het risicoprofiel daadwerkelijk laag genoeg is.

Er zijn situaties waarbij vereenvoudigd cliëntenonderzoek per definitie niet is toegestaan en altijd een regulier of verscherpt onderzoek verplicht is:

• De cliënt of uiteindelijk belanghebbende (UBO) is een politiek prominent persoon (PEP)
• De cliënt is afkomstig uit een land dat door de Europese Commissie is aangewezen als hoog-risicoland
• Er is sprake van complexe, ongebruikelijk grote of ongebruikelijke transacties

Zodra een of meer van deze situaties aan de orde zijn, vervalt de mogelijkheid van vereenvoudigd onderzoek, ongeacht het eerder vastgestelde risicoprofiel.

Ook bij een vereenvoudigd cliëntenonderzoek blijven verschillende Wwft-verplichtingen onverkort van kracht. Organisaties moeten weten met wie zij zakendoen en blijven verantwoordelijk voor het signaleren van ongebruikelijke situaties. De volgende verplichtingen gelden altijd, ook bij vereenvoudigd onderzoek:

• Identiteitsvaststelling en -verificatie: de identiteit van de cliënt (en waar van toepassing de UBO en vertegenwoordiger) moet worden vastgesteld, geverifieerd én gedocumenteerd
• Doel en aard van de zakelijke relatie: organisaties zijn verplicht het doel en de aard van de zakelijke relatie vast te stellen en vast te leggen in het dossier
• Voortdurende transactiemonitoring (artikel 16 Wwft): organisaties moeten de zakelijke relatie en transacties blijven monitoren op ongebruikelijke signalen
• Meldplicht bij FIU-Nederland: ongebruikelijke transacties moeten onverwijld worden gemeld

Daarnaast blijft het verplicht om op te schalen naar regulier of verscherpt cliëntenonderzoek wanneer risico's veranderen of wanneer signalen ontstaan die wijzen op verhoogd risico.

In de praktijk denken organisaties soms dat vereenvoudigd cliëntenonderzoek betekent dat minder documentatie nodig is. Juist daar gaat het regelmatig mis tijdens controles door toezichthouders.

Toezichthouders verwachten namelijk dat organisaties duidelijk kunnen onderbouwen waarom sprake is van een laag risico, met verwijzing naar de relevante risicofactoren. Wanneer deze risicoafweging onvoldoende is vastgelegd, kan alsnog worden geconcludeerd dat niet aan de Wwft wordt voldaan.

De Wwft werkt volgens een risicogebaseerde benadering. Dit betekent dat organisaties zelf moeten beoordelen welke risico's aanwezig zijn en welke maatregelen daarbij passen.

Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek betekent daarom niet dat risico's automatisch beperkt zijn. Organisaties moeten voortdurend blijven beoordelen of de gekozen aanpak nog aansluit bij de actuele situatie van de cliënt of dienstverlening. Wijzigt het risicoprofiel, dan moet de intensiteit van het onderzoek daar direct op worden aangepast.

Toezichthouders kijken niet alleen naar beleid op papier, maar vooral naar de praktische uitvoering van het cliëntenonderzoek. Daarbij wordt onder andere gecontroleerd of risicoafwegingen logisch zijn onderbouwd, aantoonbaar zijn gebaseerd op bijlage II bij de vierde anti-witwasrichtlijn en goed zijn vastgelegd in het dossier.

Een organisatie die standaard vereenvoudigd cliëntenonderzoek toepast zonder duidelijke risicoafweging, loopt het risico dat toezichthouders dit beoordelen als onvoldoende naleving van de Wwft. Ook wordt gecontroleerd of het doel en de aard van de zakelijke relatie zijn vastgelegd, of de bewaarplicht wordt nageleefd en of medewerkers ongebruikelijke transacties tijdig herkennen en weten wanneer aanvullende controles noodzakelijk zijn.

Het correct uitvoeren van cliëntenonderzoek vraagt om een zorgvuldige en goed onderbouwde aanpak. Organisaties moeten risico's kunnen beoordelen, passende maatregelen nemen en voldoen aan alle verplichtingen uit de Wwft.

Wil je weten wanneer vereenvoudigd cliëntenonderzoek mogelijk is binnen jouw organisatie? Of heb je ondersteuning nodig bij risicobeoordeling, dossieropbouw of Wwft-processen? Neem gerust contact op met het team van DataWorx. Wij helpen je graag verder.