De Wwft, welke maatregelen moet een wwft-plichtige instelling treffen? – deel 3.

INLEIDING

Om aan de Wwft verplichtingen te kunnen voldoen moet de instelling procedures en werkwijzen hebben ter beheersing van de risico’s van witwassen en financiering van terrorisme. Wat zegt de wet hierover?

1. De risicoanalyse

Paragraaf 1.2 Risicomanagement art. 2 b. 1:

“Een instelling neemt maatregelen om haar risico’s vast te stellen en te beoordelen waarbij de maatregelen in verhouding staan tot de aard en de omvang van de instelling” en

art. 2.b.2:

“Bij het vaststellen en beoordelen van de risico’s houdt de instelling in ieder geval rekening met het type client, product, dienst, transactie en leveringskanaal en met landen of geografische gebieden’.

Dit komt erop neer dat een Wwft- plichtige instelling, voordat er een client relatie wordt aangegaan het volgende onderzocht en vastgelegd heeft:

1. De identificatie en verificatie van de client
2. Handelt de client voor zichzelf of voor een derde
3. Wat is het doel van het aangaan van de zakelijke relatie
4. Wat is de herkomst van het vermogen en wat zijn de inkomstenbronnen die gebruikt gaan worden
5. Het opstellen en vastleggen van de eigendomsstructuren en de zeggenschapsstructuur. Een compleet organigram inclusief de UBO of pseudo UBO is zeer aan te bevelen om de structuren helder inzichtelijk te maken.
6. Is de (pseudo) UBO een PEP
7. De client dient gescreend te zijn op het voorkomen op sanctielijsten conform de Sanctiewetten 1977 en eventuele “bad press’ met betrekking tot financiële misstanden
8. Het indelen van de client in een risicoprofiel, gerelateerd aan de aard en de omvang van de Wwft- plichtige organisatie, het type client, het betrokken product of dient, het type transacties en de leveringskanalen en geografisch typische risico’s (bijvoorbeeld landen die voorkomen op de sanctielijsten).

Client acceptatie kan pas na deze procedure worden geaccepteerd (of afgewezen) eventueel met het vastleggen in de procedures van mitigerende maatregelen om de risico’s beheersbaar te houden. Financiële ondernemingen die onder de Wft en de Wtt vallen zoals banken, verzekeringsmaatschappijen en trustkantoren maken veelal gebruik van een Systematische Integriteits Risico Analyse (SIRA) een dynamische risico beoordelingsmethodiek die in veel gevallen te ver voert voor Wwft- plichtige instellingen.

2. De inrichting van een compliance en audit functie

Dit is verplicht, voor zover het past bij de aard en omvang van de Wwft- plichtige instelling.

3. Een Wwf-plichtige instelling dient te beschikken over een trainings- en opleidingsplan

Samengevat komt dit erop neer dat personeel getraind en opgeleid moet worden, zodat het in staat is cliëntenonderzoek juist en volledig uit te voeren, ongebruikelijke transacties te herkennen en wat voor de medewerkers nodig is om Wwft “proof” te handelen.

4. Gegevensvastlegging

Hoofdstuk 5 van de Wwft gaat uitvoering in op de vastlegging van de gegevens die in het kader van de uitvoering van het cliëntonderzoek (art. 33) worden vastgelegd. Er geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie of 5 jaar na de melding van en de uitvoering van een transactie (art. 34).

Conclusie

Misschien is uw bedrijf of instelling niet (direct) Wwft- plichtig. Maar realiseert u zich terdege dat wanneer uw zaken doet met een vastgoedbedrijf, een leasemaatschappij, een accountants- of advocatenkantoor, een fiscalist, een notaris of een makelaar, een kunstgalerij, een juwelenhuis, of een autodealer, zij allemaal vrijwel altijd Wwft- plichtig zijn.

In uw relatie met uw bank zult u gemerkt hebben en in de toekomst gaan merken dat die in toenemende mate bepaald zal worden door de verplichtingen die de bank heeft voortvloeiende uit de Wwft. Heeft u op het gebied van KYC, compliance, client- of transactie risicoanalyse en de daarbij horende dossiervorming assistentie nodig? Schroom niet en maak een afspraak om te kijken wat DataWorx voor u kunnen betekenen.

Benieuwd wat DataWorx voor uw organisatie kan betekenen?

Neem contact met ons op!