Het Bureau Financieel Toezicht slaat alarm over de werkwijze van administratiekantoren.

Het BFT publiceert alarmerende resultaten van een enquête onder administratiekantoren over de naleving van de Wet tegen witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) (25 juli 2023).

INLEIDING

Nederland telt een aantal toezichthoudende autoriteiten in de financieel/ administratieve sector, waarvan De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) de bekendste zijn. Minder bekend is het in Utrecht gevestigde Bureau Financieel Toezicht (BFT). Toch bestaat dit Bureau als sinds 1933, maar het heette tot 1999 Centraal Bureau van Bijstand. Met de inwerkingtreding van de nieuwe Wet op het notarisambt in dat jaar, ontstond een Zelfstandig Bestuursorgaan met rechtspersoonlijkheid (ZBO).

Daar waar de DNB en AFM toezicht houden op financiële instellingen, houdt de BFT toezicht op de vrije beroepsbeoefenaars zoals notarissen, gerechtsdeurwaarders en enkele Wwft plichtige instellingen zoals accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren.

Verplichting voor administratiekantoren

Een administratiekantoor is een bij de wet genoemde Wwft plichtige instelling en moet daardoor aan de volgende eisen voldoen;
1. Het kantoor moet een risicobeleid opstellen en
2. Het kantoor dient een risico analyse uit te voeren en
3. Het kantoor dient risicomanagement voeren.

BFT komt in actie

In eerste instantie is het BFT begonnen met een voorlichtingscampagne in 2022 door aan 15.000 administratiekantoren een mailing te sturen om de kantoren te wijzen op hun verplichtingen in het kader van de Wwft, om die vervolgens te laten volgen door een voorlichtingscampagne. Om het effect hiervan in kaart te brengen is er dit jaar een enquête verstuurd naar 100 administratiekantoren met gerichte vragen over hoe het kantoor zijn of haar risicobeleid heeft ingericht.

Uitkomsten enquête BFT naar beleid in het kader van de Wwft (25 juli 2023)

In haar publicatie noemt de BFT de uitkomsten van de enquête helaas niet rooskleurig. Zo heeft bijna driekwart van de administratiekantoren geen procedures voor de Wwft, is de identificatie van de klanten eveneens bij driekwart van de kantoren nog niet op orde en heeft ook driekwart van de administratiekantoren niet voldaan aan de opleidingsverplichting vanuit de Wwft.

Verplichting voor administratiekantoren

Wat zijn nu de verplichtingen die een administratiekantoor heeft als Wwft plichtige instelling?

Concreet betekent dit voor een administratiekantoor het volgende:

1. Er dient een risicobeleid ontwikkeld en vastgelegd te zijn met daar in onder andere een risicokwalificatie van de cliënten, interne procedures ter controle van transacties, procedures omtrent onderzoeken nieuwe cliënten en vastgelegde werkwijze van het monitoren van bestaande cliënten van de organisatie;
2. Personeel moet periodiek geschoold worden tav het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme om onder andere Ongebruikelijke Transacties (OT) te herkennen;
3. Voorafgaande aan aanvang dienstverlening zal er een risico gebaseerd cliëntenonderzoek uitgevoerd en vastgelegd moeten worden. Dit onderzoek bestaat uit o.a. de vaststelling en verificatie van de identiteit van de client & de uiteindelijk belanghebbende, de inhoud van de dienstverlening en ook dient de eigendomsstructuur van de cliënt in kaart gebracht te zijn. In voorkomende gevallen zal er daarnaast een onderzoek moeten plaatsvinden naar de herkomst van het vermogen van de cliënten;
4. Afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie moet een administratiekantoor zorgen voor een afdoende compliance- en/of auditfunctie;
5. Last but not least zal er een duidelijke procedure en registratie moeten zijn voor het melden van Ongebruikelijke Transacties (OT) aan de FIU. Zie hierover mijn eerdere artikelen.

Conclusie: Het bureau financieel toezicht zal gaan handhaven

Wilt u, uw cliënten zonder problemen kunnen blijven bedienen, en vooral uw dienstverlening, waar u goed in bent, blijven uitoefenen, maak dan een afspraak met DataWorx en haar experts. Wij kunnen u dan assisteren om uw kantoor “Wwft proof” te maken en/of te houden.

Vragen naar aanleiding van het artikel of benieuwd of Dataworx iets voor u kan betekenen? Neem gerust contact met mij op.

Benieuwd wat DataWorx voor uw organisatie kan betekenen?

Neem contact met ons op!